La fonction achat dans un projet

Ou comment effectuer des achats efficaces sans se mettre la fonction achat à dos !

Par Philippe Crapart

Avez-vous des achats à effectuer, dont le montant est essentiel au respect du budget de votre projet ? Et quelle est alors votre dose de liberté pour sélectionner, consulter, choisir des fournisseurs et leur passer des commandes ? Etes-vous vraiment libre de vos mouvements et d’agir dans le seul intérêt de votre projet ?

Mener des achats dans le cadre d’un projet peut relever du patinage artistique : il faut souvent un vrai don d’acrobate, et une connaissance approfondie de l’entreprise et de ses procédures pour mener à bien cette mission sans générer de conflit !

- En effet les achats d’un projet sont bien souvent - et idéalement- menés par un coordinateur ou responsable achat, intégré à l’équipe projet, et connaissant parfaitement bien les contraintes du cahier des charges. Mais il lui faudra certainement passer sous les fourches caudines du service achat et de ses procédures pour passer des commandes. Comment respecter ce circuit sans déraper dans les délais, et en gardant la maîtrise de la qualité et des coûts du projet ?

- Dans d’autres cas, le chef de projet n’a d’autre choix que de s’adresser au service achat central, par le biais de documents formels (demandes d’achat) qui résument ses besoins. Il n’a bien souvent aucun contrôle sur la démarche, ou les pires difficultés à faire prendre en compte ses contraintes QCD par un service achat polyvalent, surchargé, et ayant ses propres contraintes, priorités et objectifs, probablement bien éloignées de celles du projet !

Essayons de résumer les données du problème et de proposer quelques solutions :

Le choix des fournisseurs :

L’acheteur projet est-il libre de ses choix ? En général, non ! Il doit pour le moins faire appel à des fournisseurs préalablement référencés par les achats, et, à défaut, obtenir le référencement de ceux avec lesquels il veut traiter. Bien souvent la liste de ceux qu’il peut consulter est elle-même limitative.

Ces restrictions ont un sens, et il convient de bien comprendre la démarche de base du service achat :

- Pour réduire les coûts, tout acheteur normalement constitué recherche une négociation basée sur des volumes. Il aura donc tendance à opérer des regroupements sur un nombre de fournisseurs restreints

- Gérer de multiples comptes fournisseurs génère aussi des coûts : seconde bonne raison pour en réduire le nombre !

- Les "mauvais" fournisseurs sont connus, et le service Achats est payé pour faire une évaluation régulière et fiable de leur performance, en liaison avec les opérationnels et la qualité. Il va chercher à les éliminer

- Enfin, il existe toujours un bon vieux soupçon de « copinage » entre les services opérationnels et les équipes projet et leurs fournisseurs : les achats se réservent donc la liberté de les choisir pour éviter ces pratiques.

Dès lors, un bon service achat va travailler par sélection de 4 catégories de fournisseurs :

- Les « nuisibles » : plus chers et moins performants que les autres, ils sont classés « à éliminer » !

- Les « sous pression » : Offrant des produits standard et faciles à trouver, il n’y a aucun lieu de privilégier les uns plus que les autres, et ils seront donc consultés sur la base de prix catalogue, ou choisis sur le seul critère du moins-disant

- Les « critiques » : ceux-là sont redoutables car ils sont les seuls à pouvoir offrir le produit ou service demandé : ils dicteront donc leur prix !!!

- Les « stratégiques » : ce sont ceux dont la qualité et les performances sont connues et reconnues, avec lesquels il y aura donc recherche de relations durables, formalisées par des partenariats et des accords-cadres, ou même des commandes ouvertes.

Alors comment se comporter ?
L’acheteur du projet se doit de comprendre cette démarche, d’y contribuer, de s’y intégrer. Une fois les spécifications techniques de son cahier des charges établies et les volumes nécessaires au projet connus, il devra donc s’enquérir auprès du service achat de sa politique de référencement et de choix des fournisseurs dans le domaine qui concerne chacun des postes d’achat du projet.

Il pourra alors appliquer des directives claires et comprises, et avec une liberté d’autant plus grande qu’il aura pris la peine de comprendre le problème de ses collègues du service Achats et de les rassurer sur son comportement.

Mieux : avec ce type de dialogue, l’acheteur projet et l’acheteur central vont créer une véritable coopération, centrée sur leurs performances et objectifs respectifs, dans l’intérêt commun et global de l’entreprise ! Ils vont pouvoir développer le concept d’entreprise étendue, qui est à la base de partenariats et de relations client / fournisseurs basées sur la confiance et sur la recherche d’une performance globale et commune, dans l’intérêt des achats comme dans celui des projets !

Les règles ainsi acceptées permettront à vos projets de respecter leurs objectifs QCD ! C’est ce que nous vous souhaitons de tout cœur !

Et n’oubliez jamais cette phrase de Quino (scénariste de BD argentin, né en 1932) sur les achats : « Quand un client achète une chose, il en achète deux : premièrement celle qu’il croit avoir achetée, deuxièmement celle que réellement on lui a vendue ! »

Philippe Crapart

Cet article est paru sur le site http://www.management-projet.org/projet1/index.php

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Vendredi 19 octobre 2007 5 19 /10 /2007 10:26

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